Wo Perfektion auf Gastfreundschaft trifft
20.000 BesucherInnen, zahlreiche Speaker, unzählige Herausforderungen – ein internationaler Kongress ist eine logistische Meisterleistung. Und Wien? Die Stadt meistert sie Jahr für Jahr perfekt. Doch was steckt wirklich hinter den Kulissen? Welche Hürden müssen überwunden werden, damit ein Kongress nicht nur funktioniert, sondern begeistert?
Wien als Hotspot für internationale Kongresse
Wien ist nicht nur eine Stadt mit Geschichte – sie ist eine Bühne für die Zukunft. Mit Locations wie dem Austria Center Vienna, der Messe Wien oder eleganten Prunkbauten bietet sie den perfekten Rahmen für große Ideen. Doch ein beeindruckendes Setting allein reicht nicht. Ein Kongress lebt von seiner reibungslosen Umsetzung, von Menschen, die ihn mit Präzision und Leidenschaft zum Erfolg führen. Und genau hier beginnt die wahre Herausforderung.
Der unsichtbare Kraftakt hinter jeder Großveranstaltung
Internationale Großveranstaltungen wie Kongresse sind weit mehr als Vorträge und Networking-Sessions. Sie sind ein minutiös getaktetes Zusammenspiel aus Logistik, Personal und Krisenmanagement. Die kleinste Verzögerung kann einen Dominoeffekt auslösen – und genau deshalb muss jeder Handgriff sitzen.
Der Planungsprozess für einen Kongress bei easystaff gestaltet sich je nach Kunden unterschiedlich. Manche Kunden übermitteln bereits einen detailliert ausgearbeiteten Personalplan, andere lediglich das Kongressprogramm. Auf dieser Grundlage entwickeln wir eine effiziente und ökonomische Personalplanung, die in enger Abstimmung mit dem Kunden finalisiert, budgetiert und umgesetzt wird. Unsere Planung umfasst viele Details, unterschiedliche Positionen und wechselnde Einsätze, Arbeitsbeginn und -ende, Pausenregelungen und den Einsatz von SpringerInnen. Wir arbeiten intensiv daran, Stehzeiten zu vermeiden und das Personal effizient einzusetzen. Wichtig ist, dass wir flexibel bleiben: Kurzfristige Änderungen, auch Herausforderungen wie zusätzliche 30 MitarbeiterInnen, die innerhalb von Stunden organisiert werden müssen, meistern wir.
Jahr für Jahr bringen renommierte Kongresse Tausende Experten und Expertinnen nach Wien – und wir sind mittendrin. Ob beim European Congress of Radiology (ECR) mit über 20.000 Radiologie-Spezialisten und Spezialistinnen, beim EULAR, dem führenden europäischen Kongress für Rheumatologie, oder beim ERS-Congress (European Respiratory Society), der jährlich rund 20.000 Pneumologie-Experten und -Expertinnen vereint – jeder dieser Kongresse hat seine eigenen Anforderungen. Doch eines bleibt immer gleich: Damit alles reibungslos funktioniert, braucht es exzellente Organisation und geschulte Teams in nahezu allen Bereichen – von der Registrierung über die VIP-Betreuung bis hin zur Organisation hinter den Kulissen.
Die SpezialistInnen für hochkarätige Events
Seit vielen Jahren sind wir mit unseren MitarbeiterInnen fester Bestandteil zahlreicher großer Kongresse. Unser Team ist nicht nur bestens geschult, sondern auch erfahren im Umgang mit den hohen Anforderungen eines internationalen Kongresses. Wir wissen genau, worauf es ankommt und lösen Probleme, bevor sie entstehen.
Unsere Arbeit endet nicht an der Registrierung oder am Infopoint. Wir betreuen die Garderoben, sorgen für einen reibungslosen Ablauf in den Vortragssälen und unterstützen die VeranstalterInnen in jeder erdenklichen Funktion. Ob wissenschaftlicher Weltkongress oder Branchenevent – wir sind dort, wo Professionalität, Erfahrung und absolute Zuverlässigkeit gefragt sind. Denn wahre Exzellenz zeigt sich in den Details – in den kleinen, perfekt abgestimmten Momenten, die einen Kongress unvergesslich machen.
Neben den geplanten Aufgaben meistern wir auch unerwartete Situationen mit Flexibilität und einem klaren Fokus.
Ein Beispiel: Vor drei Jahren bekamen wir einen kurzfristigen Anruf – der ECR hatte dramatische Personalprobleme und zu wenig MitarbeiterInnen. Binnen kürzester Zeit aktivierten wir unser Kongress-Team und konnten rasch und effizient eine Lösung bieten. Seitdem dürfen wir den ECR in einer Vielzahl von Positionen mit unserem engagierten Personal unterstützen.
Die Geheimnisse hinter der Planung und Durchführung
Wir sind uns der besonderen Anforderungen bei Kongressen bewusst. Von der effizienten Einsatzplanung bis zur kurzfristigen Absicherung von Personal bei Ausfällen: Unsere ProjektleiterInnen und TeamleiterInnen sind vor Ort immer präsent, koordinieren die Abläufe und sichern so einen reibungslosen Verlauf. Hier kommen auch unsere Best Practices zum Tragen: Wir etablieren ein Kongressbüro vor Ort, in dem alle Materialien – von PCs über Kaffeemaschinen bis hin zu Ersatzkleidung – bereitgestellt werden. Auch Standby-MitarbeiterInnen sind verfügbar und zusätzlich zum regulären Standby-Dienst vor Ort einsatzbereit, um unvorhergesehene Engpässe auszugleichen. Zudem sorgen wir dafür, dass unser Personal bereits 30 Minuten vor Einsatzbeginn einsatzbereit ist – denn Kongresszentren sind oft weitläufig, und allein der Weg zur jeweiligen Position kann 15 bis 20 Minuten in Anspruch nehmen.
Unsere MitarbeiterInnen sind mehrsprachig, werden kontinuierlich geschult und durchlaufen ein intensives Briefing vor dem Kongress, zusätzlich direkt vor Ort. So stellen wir sicher, dass sie auf jede Herausforderung vorbereitet sind. Gleichzeitig fördern wir Motivation und Engagement durch regelmäßige Feedbackrunden, Meetings und Team-Events.
Fazit: Professionelle Personalplanung für außergewöhnliche Kongresse
Ob bei großen, internationalen oder kleineren Kongressen und Events – mit der richtigen Planung, dem passenden Team und Flexibilität wird jedes Event zum Erfolg. Wir von easystaff wissen, wie man Veranstaltungen zur Perfektion führt, und eines ist sicher: In Wien, der Kongressstadt par excellence, wird jedes Event zu einem unvergesslichen Erlebnis.